THEMA'S
SERVICE & ADVIES

De stoelendans aan de onderhandelingstafel

Datum:18-10-2019

Wie gaat waar zitten?

Heb je er wel eens op gelet waar je gaat zitten tijdens een overlegvergadering? De plaats die mensen kiezen tijdens een vergadering zegt veel over hun onderlinge verhoudingen. Het is in strategisch opzicht zinvol om te kijken hoe de zitplaatsen zijn verdeeld.

Zit je aan dezelfde kant van de tafel als de bestuurder of kies je voor oppositie? En waar nemen de andere OR-leden plaats? Zitten jullie gezellig op een rij of ga je verspreid rond de tafel zitten? Zit je elke vergadering steeds op dezelfde plek of wisselt dat? De plaats die mensen kiezen tijdens een vergadering zegt veel over hun onderlinge verhoudingen. Het is in strategisch opzicht zinvol om te kijken hoe de zitplaatsen zijn verdeeld.

Soort zoekt soort

De plaats waar mensen gaan zitten, zegt ook veel over hun onderlinge relatie. We zitten graag naast iemand waarbij we ons op ons gemak voelen. Let maar eens op waar je zelf plaatsneemt tijdens een cursus, op een feest of bij een receptie. Waarschijnlijk ga je liever naast bekende mensen zitten dan tussen vreemden, zelfs als het doel van de bijeenkomst wederzijdse kennismaking is.

Ook tijdens een vergadering komt het vaak voor dat de mensen die qua ideeën op één lijn zitten, elkaar opzoeken. De plaats tussen bekenden biedt vertrouwdheid en veiligheid, en heb je eenmaal een plaats gevonden, dan is de kans groot dat je die telkens opnieuw kiest.

Denk maar eens terug aan je zitplaats in de collegezaal of klas. Wie vertelde jou dat je daar moest zitten? Waarschijnlijk zei niemand dat, maar toch zat je steeds weer in dezelfde hoek. Ook tijdens vergaderingen gaan mensen vaak op ‘hun vertrouwde plekje’ zitten. Ondernemingsraden, in overleg met de bestuurder, vormen daarbij echter vaak een uitzondering. Bij veel ondernemingsraden is er een voortdurende stoelendans gaande.

Samen zijn we sterk!

Maak eens een tekening van een nieuwe ondernemingsraad die voor het eerst vergadert met de bestuurder. Waarschijnlijk teken je hierbij de bestuurder aan de kop van de tafel of eenzaam in het midden aan een lange zijde. De verse ondernemingsraad zit in een halve cirkel rond de andere kant van de tafel. Soms is tussen deze twee uitersten een aantal stoelen onbezet, zoals hierna in de twee afbeeldingen (de bestuurder is rood).

Hier is duidelijk sprake van oppositie, en er is weinig basis voor samenwerking! De nieuwe ondernemingsraad zal al snel merken dat deze opstelling niet werkt. Dit gevoel is zelfs zo sterk dat de plaatskeuze aan tafel een agendapunt wordt op het onderling overleg van de ondernemingsraad. Er worden voorstellen gedaan voor een veranderde tafelindeling, en er wordt een strategie voor de uitvoering daarvan bedacht.

Verspreide formatie

Helaas staat in de Wet op de ondernemingsraden niets over de tafelindeling bij overlegvergaderingen en met een bestuurder spreken over de verdeling van zitplaatsen aan tafel doe je niet zo snel. Hoe kan je er als ondernemingsraad dan toch voor zorgen dat je de gewenste vergaderpositie krijgt? Na rijp beraad halen ondernemingsraden hier de technieken ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ en ‘opgestaan is plaatsje vergaan’ uit de kast.

De raad zorgt ervoor om ruim tevoren aanwezig te zijn om alvast aan de vergadertafel te kunnen gaan zitten. Beide hoofdeinden van de tafel worden bezet door een ondernemingsraadslid en de overige leden nemen verspreid aan de lange zijden van de tafel plaats, zoals hierna.

De gedachte hierbij is dat de kop van de tafel in strategisch opzicht de meest gunstige is; wie daar zit heeft de macht en de controle op het gesprek. De even redige verspreiding van de overige OR-leden rond de tafel voorkomt dat de bestuurder, eventueel met zijn notulist, één zijde van de tafel inneemt zodat de ondernemingsraad er nog steeds als een offensief blok tegenover moet zitten. Leuk bedacht, maar ook deze positie heeft nadelen.

De gaten in de kaas

Als je in verspreide formatie rond de onderhandelingstafel plaatsneemt, en de bestuurder de gaten in de kaas laat opvullen, geef je hem toch nog de mogelijkheid om het gesprek te beïnvloeden. Vergaderingen worden voor een groot deel gestuurd middels oogcontact. De bestuurder heeft logischerwijs meer oogcontact met de OR-leden die tegenover hem zitten dan met de personen die direct naast hem zitten. Tenzij er maar aan één kant van de tafel plek over is, kan de bestuurder door zijn plaatskeuze bepalen met wie hij het meeste contact heeft. De bestuurder zal waarschijnlijk een plaats kiezen van waaruit hij de voorzitter van de ondernemingsraad makkelijk kan aankijken. Hij zal dan niet aan dezelfde kant van de tafel plaatsnemen.

Meerdere bestuursleden

In een overlegvergadering met meerdere bestuursleden, zullen zij graag een plaats kiezen waarbij ze elkaar makkelijk kunnen aankijken. Zo kunnen ze van elkaar zien hoe ze reageren en zich op elkaar afstemmen. Ze kunnen elkaar zo ook seintjes geven. Vergelijk de posities in de afbeeldingen hierna maar eens. In de eerste variant (de bestuurders in rood) is overleg nauwelijks mogelijk. Er kan immers geen non-verbaal overleg plaatsvinden. Dit belemmert elke besluitvorming. De tweede variant is al beter. Het is ook goed om te kijken naar het communicatieve effect van de tafelposities: naast elkaar, tegenover elkaar of hoek positie.

Samen of tegenover?

Wanneer iemand pal naast je aan tafel zit, is dat een prima positie om samen een brochure of een kaart te bestuderen. Voor een discussie in een vergadering is de plek direct naast elkaar minder geschikt. Je moet je in zo’n situatie draaien om de ander goed te volgen, en je zit ook te dicht op elkaar om elkaars mimiek en gebaren goed te kunnen waarnemen. Het gevolg is dat je je eerder richt op een persoon die tegenover je aan tafel zit.

De plaats tegenover iemand aan tafel staat normaal bekend als oppositioneel: tegen. Dit geldt vooral tijdens een één op één gesprek aan een relatief smalle tafel. De positie dwingt dan namelijk tot direct oogcontact en biedt weinig ruimte om weg te kijken bij een confrontatie. Bij een vergadering is dat niet per se zo. De breedte van de tafel en de aanwezigheid van anderen, geven namelijk voldoende gelegenheid om de persoon recht tegenover je niet voortdurend te hoeven aankijken.

Wie is de baas?

De plaats aan tafel bepaalt voor een belangrijk deel de onderlinge verhoudingen tijdens de vergadering en heeft ook effect op de invloed die de deelnemers hebben op het proces. Bij ondernemingsraden is invloed vaak een hekel item. Formeel staat de OR op gelijke hoogte in de organisatie als de bestuurder, maar anderzijds heeft de ondernemingsraad toch een andere positie. Hierdoor is gelijkwaardigheid in de relatie toch geen vanzelfsprekendheid. Ondernemingsraden vrezen er soms voor dat ongelijke verhoudingen in de machtsrelatie versterkt zullen worden door non-verbale aspecten zoals plaatskeuze. Wat vind jij er bijvoorbeeld van als de bestuurder aan het hoofd van de tafel zit tijdens een overlegvergadering?

Het hoofd van de tafel

Het hoofd van de vergadertafel staat bekend als de plaats van de machtshebber. Dit is niet voor niets, want strategisch is dit ook een goede plaats. Als de vergadertafel niet al te groot is, kun je vanaf deze plaats iedereen makkelijk aankijken. De plaats aan het hoofd van de tafel betekent een bevoorrechtte positie omdat men vandaar uit de groep kan overzien, gemakkelijk het woord neemt en een centrale plaats in de interactie kan innemen. Om deze reden wordt deze plek vaak ingenomen door de voorzitter van de vergadering. Sommige voorzitters willen het effect van dit statussymbool juist doorbreken en kiezen een plaats aan de lange zijde van een tafel. Zoals eerder genoemd heeft dit als nadeel dat zo’n voorzitter minder oogcontact heeft met de personen aan dezelfde kant van de tafel. Aan het hoofd van de tafel zijn de interacties van de deelnemers makkelijker te volgen en ook te sturen. Om zorg te dragen voor een gestructureerd overleg is er dus toch veel voor te zeggen om de voorzitter aan de kop van de tafel te plaatsen. Dan blijft natuurlijk de vraag wie die structuur mag bepalen? Wie is de voorzitter? Is dat de bestuurder, de voorzitter van de ondernemingsraad of een ander?

Roulerend voorzitterschap

Veel ondernemingsraden spreken een roulerend voorzitterschap af met de bestuurder. De ene bijeenkomst leidt een OR-lid, meestal de voorzitter, de vergadering en de eerstvolgende keer leidt de bestuurder die. Het kan daarbij zinvol zijn om af te spreken dat de voorzitter van de overlegvergadering steeds aan het hoofd van de tafel zit, waardoor ook de plaatsen aan tafel rouleren. Dit voorkomt een stoelendans en geeft veel duidelijkheid.

“The knights of the round table”

Is een ronde tafel dan een oplossing? Naar verluidt vergaderde koning Arthur met zijn ridders aan een ronde tafel. De ridders waren zo gelijkwaardig, en er zou geen machtsstrijd meer zijn. Deze conclusie bleek onjuist. De ridders dicht bij de koning, waren belangrijker dan de ridders die verderaf zaten. De ridders in de oppositie gingen letterlijk aan de overzijde van de koning zitten. Wie is in jouw overleg de koning? Is dat de bestuurder of de voorzitter van de ondernemingsraad? Ondanks dit verhaal kan gezegd worden dat een ronde tafel een ontspannen atmosfeer schept. Iedereen heeft de mogelijkheid om in even grote mate deel te nemen aan het gesprek en kan vanuit zijn positie alle anderen makkelijk aankijken.

Vragen over dit artikel?
Stel uw vraag
Details
Gerelateerd
Or en communicatie Vergaderen Dynamisch onderhandelen
26-05-2020
Or en communicatie Vergaderen Doelmatig vergaderen
11-05-2020
Or en communicatie Social media Videoconferencing
22-04-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Omgaan met kritiek
06-04-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Betekenisvolle impliciete communicatie
31-03-2020
Or en communicatie Vakbonden Samenwerking en communiceren met vakbonden
26-03-2020
Or en communicatie Social media Digitaal communiceren
26-03-2020
Or en communicatie Social media Sociale media!
25-03-2020
Or en communicatie Social media Quick scan social media
25-03-2020
Or en communicatie Vergaderen Vergaderen 3.0
24-03-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Checklist communicatie
23-03-2020
Werkterreinen van de or Pensioenen Checklist beoordelen pensioenoverleg
10-03-2020
Werkterreinen van de or Strategisch beleid Haal meer uit het Artikel 24-overleg
04-03-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Verspreiding post betreffende lopende zaken aan commissies ondernemingsraad
18-02-2020
Or en communicatie Achterban Werkschema voor maken jaarverslag
18-02-2020
Or en communicatie Vergaderen Quorum
12-02-2020
Or en communicatie Vergaderen Onderling beraad
11-02-2020
Or en communicatie Vergaderen Overlegvergadering
11-02-2020
Or en communicatie Vergaderen Ondernemingsraadsvergadering
11-02-2020
Organisatie van het or-werk Instellen ondernemingsraad Het recht op overleg
10-02-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Creatief adviseren
10-02-2020
Wet op de ondernemingsraden Adviesrecht Inspirerend adviseren
10-02-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Van dialoog tot besluit
10-02-2020
Or en communicatie Achterban Communiceren met de ‘achterban’
07-02-2020
Or en communicatie Achterban Communicatie naar de achterban via e-mail
07-02-2020
Or en communicatie Vergaderen Vergaderregels: OR-reglement, voorzitter, secretariaat
07-02-2020
Or en communicatie Social media Adviesaanvraag via sociale media
07-02-2020
Or en communicatie Communicatievaardigheden Een artikel schrijven in tien stappen
07-02-2020
Or en communicatie Achterban De nieuwsbrief van de ondernemingsraad: de lezer centraal
07-02-2020
Or en communicatie Achterban Geef communicatie met achterban een nieuw doel
06-02-2020
Or en communicatie Vergaderen Ondernemer verantwoordelijk voor inhoudelijk overleg
08-01-2020
Wet op de ondernemingsraden Informatierecht Bronnen van informatie
08-01-2020
Wet op de ondernemingsraden Informatierecht Het stellen van vragen
08-01-2020
Wet op de ondernemingsraden Adviesrecht De procedure van artikel 25
06-01-2020
Or en communicatie Vergaderen Werkgever dient personeelsvergadering te houden
11-12-2019
Or en communicatie Vergaderen Ondernemer kan overleg met ondernemingsraad niet opschorten
10-12-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Notulen van een overlegvergadering hoeven niet volledig te worden gepubliceerd
10-12-2019
Or en communicatie Vergaderen Samenvoeging van uren voor beraad en vergadertijd is niet juist
02-12-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden De luistervoorkeuren van de ondernemingsraad
29-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Sneller lezen
28-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Kritiek en/of feedback?
21-10-2019
Or en communicatie Vergaderen Trucs in het overleg
21-10-2019
Or en communicatie Vergaderen Telt de reistijd van en naar de or-vergadering ook als werktijd?
18-10-2019
Or en communicatie Vergaderen OR mag zoveel vergaderen als (redelijkerwijs) nodig is
18-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Moet de ondernemingsraad de notulen openbaar maken voor het bedrijf?
17-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Binnen hoeveel tijd moet de ondernemingsraad de notulen ontvangen van een overleg?
17-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Checklist goed netwerken
17-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Communicatieplan
17-10-2019
Or en communicatie Communicatievaardigheden Stappenplan actief netwerken
17-10-2019
Organisatie van het or-werk Werkwijze van de ondernemingsraad Toelichting artikel 17 WOR
15-10-2019
Organisatie van het or-werk Scholing Toelichting artikel 18 WOR
15-10-2019
Or en communicatie Vergaderen Toelichting artikel 23 WOR
15-10-2019
Or en communicatie Vergaderen Toelichting artikel 23a WOR
15-10-2019
Or en communicatie Vergaderen Toelichting artikel 23b WOR
15-10-2019
Or en communicatie Vergaderen Toelichting artikel 23c WOR
15-10-2019
Or en communicatie Achterban Tijd voor het jaarverslag?
14-10-2019
Or en communicatie Achterban Mag de ondernemingsraad instemmen zonder achterban?
14-10-2019
Or en communicatie Achterban Delegatie bevoegdheden aan ondernemingsraad in cao
14-10-2019
Or en communicatie Achterban Heeft de ondernemingsraad antwoordplicht?
10-10-2019
Or en communicatie Achterban De achterbanbijeenkomst
04-10-2019
Or en communicatie Achterban Een strategie voor achterbancommunicatie
02-10-2019
Wet op de ondernemingsraden Adviesrecht Voorbeeldbrief pre-advies aan ondernemer
04-09-2019
Wet op de ondernemingsraden Adviesrecht Invloed met adviesrecht
04-09-2019
Or en communicatie Vergaderen Werken aan de vergadervaardigheden
28-05-2020
Or en communicatie Vergaderen Gelijk hebben of gelijk krijgen
28-05-2020
Organisatie van het or-werk Werkwijze van de ondernemingsraad Leiderschap binnen de ondernemingsraad
28-05-2020
Inhoudsopgave